Man soll dabei bemerken, dass ein Reklamationsmanagement heute überall sehr wichtig ist. Man hat tatsächlich echt vielen Möglichkeiten, um ein Unternehmen online zu bewerten (zum Beispiel: Bewertungsplattformen oder Social Media). Es ist also einfach notwendig, sich gut an Qualitätsnormen zu orientieren und effizient zu implementieren.
Ein Reklamationsmanagement soll vor allem:
- auf eine Weiterempfehlungsrate einzahlen,
- Reputation eines Unternehmens wahren,
- für eine Kundenzufriedenheit sorgen,
Kundenfeedback nutzen (um Kosten zu senken Fehler einzuschränken).
Ein definierter Prozess ist einfach unerlässlich. Nur in dieser Weise kann eine Reklamation korrekt und schnell bearbeitet sein.
1 – Bestätigung. Normalerweise die Kunde kommuniziert die Reklamation an Service (Kundenservice). Der Kunde kann eine Kommunikationswege wählen (z.B. per Telefon E-Mail oder Chat). Nachdem, ist es immer ratsam, einem Kunden die Reklamationsankommen zu bestätigen.
2 – Standeinschätzung. Man muss feststellen, warum tatsächlich eine Reklamation vorliegt. Dazu muss man natürlich alles untersuchen und analysieren. Anschließend kann man feststellen, wie die Reklamation weiterbearbeiten soll... Unternehmen kann in dieser Weise entscheiden, ob eine Reklamation gerechtfertigt ist (und ein Mangel vorliegt oder nicht). \
Natürlich, im Fall wenn eine Reklamation nicht gerechtfertigt ist, man soll nicht vergessen, sich um den Kunden zu kümmern (man soll immer professionell sein), Dagegen, wenn eine Reklamation berechtigt ist, entscheidet man selbstverständlich über eine ausgleichenden Schadensersatz...
Schritt 3 - Reklamationsbearbeitungsfrist und Kunden informieren. Eine schnelle Reaktion ist immer vorteilhafter. Man soll also immer auf Frist achten und Kunden über den aktuellen Stand informiert.
Schritt 4 – Schadensbegrenzung. Das Unternehmen soll definiert wie die Schaden ausgeglichen wird. Selbstverständlich, es gibt in diesem Bereich verschiedene Möglichkeiten (zum Beispiel: Preisnachlass oder Rabatte).
5 – Schadensbegrenzung. Man soll auch Kunden über die Schadensbegrenzung informieren. Wichtig ist auch die Kunden nachzufragen, ob zufrieden ist. Man soll gleichzeitig nicht vergessen, dass jeder Kunde auch individuelle, weitere Ansprüche besitz und kann sie (bei Unzufriedenheit) nutzen...
Zusammenfassend, ein Reklamationsmanagement spielt heutzutage eine wesentliche Rolle. In dieser Weise das Unternehmen stärkt eine Kundenbindung und sorgt für professionellen Auftritt. Vorlagen und Leitfäden, helfen dabei, einen Reklamationsprozess zu etablieren. Das Wichtigste immer für der Kunde ist hohe Standards und Professionalität.